Wie is er bij jullie verantwoordelijk voor de eerste maand? Met die vraag startte Theo de TinQtafel over de eerste 90 dagen van nieuwe medewerkers. Dag 1 is meestal goed geregeld. De manager is er klaar voor. Het rooster is aangepast. De laptop ligt klaar. Misschien staat er zelfs een goodiebag. Maar dan?
Ineens wordt het een stuk stiller. En daar begint het interessant te worden.
Op dag 5 weet je nieuwe collega het al
We gaan bij een onboardingprogramma nog vrijwel altijd uit van de eerste 90 dagen. Maar eigenlijk begint de teller al veel eerder te lopen. Uit onderzoek van BambooHR onder 1.565 werknemers blijkt dat 70% in de eerste maand beslist of ze bij een organisatie willen blijven. Bijna 30% weet het al in de eerste week.
Dag 90 is dus niet het moment waarop iemand beslist. Het is het moment waarop je ziet wat er in de weken ervoor is gebeurd. Heeft iemand zich welkom gevoeld? Wist diegene wat er van hem of haar werd verwacht? Was er iemand om op terug te vallen? En zag die nieuwe medewerker waar dit werk naartoe kon groeien?
Want als het antwoord op die vragen pas in week twaalf komt, ben je eigenlijk al te laat.
Dat was de gedachte achter deze TinQtafel: Dag 91. Niet kijken naar het einde van onboarding, maar terugrekenen naar de momenten die ertoe doen.
Je hebt geen 90 dagen. Je hebt er 30.
De cijfers maken die eerste weken behoorlijk concreet.
70% beslist binnen de eerste maand of ze willen blijven.
52% rondt het volledige onboardingtraject af.
43% zegt dat de baan anders was dan vooraf beloofd.
Dat laatste cijfer zegt het meeste. De belofte stond, de ervaring bleef achter. Je deadline ligt dus op dag 30. Inwerken duurt weliswaar langer, maar het nemen van een beslissing niet.
En de kosten lopen snel op. Gallup schat de vervanging van een frontline medewerker op 40% van een jaarsalaris. Bij leidinggevenden loopt dat op tot 200%. Er valt dus veel te winnen.
Hunkemöller: luisteren naar de winkelvloer
Een van de mooiste voorbeelden kwam van Isa Lucassen en Caterina Bierti, werkzaam bij Hunkemöller. Hun aanpak begon op de winkelvloer. In de gesprekken daar hoorden ze wat nieuwe medewerkers tegenkomen, waar ze op vastlopen en wat ze nodig hebben. Dat geluid pakten ze op.
Dat doen ze onder andere met Verified Skills, een functie in de Hunkemöller Academy. Nieuwe medewerkers krijgen in hun online leeromgeving situaties voorgelegd die ze ook op de winkelvloer tegenkomen. Een lastige retour. Een klacht. Een uitzondering waar geen regel voor bestaat.
De vraag verschuift daarmee van: heeft iemand deze training gedaan?
Naar: kan iemand dit ook toepassen op de vloer?
Een skill bestaat uit verschillende badges. Een badge komt vrij nadat een manager het werk van een medewerker heeft beoordeeld. Zo wordt zichtbaar welke vaardigheden iemand al beheerst en waar nog aandacht aan geschonken moet worden.
Hierin zit een belangrijke les. Als je wil weten wat iemand nodig heeft, moet je eerst luisteren naar wat er daadwerkelijk gebeurt op de werkvloer. En vervolgens moet je ervoor zorgen dat niet alles bij één persoon terechtkomt.
Isa Lucassen en Caterina Bierti van Hunkemöller over hun nieuwe onboardingstrategie
Week 2: hier begint het echte werk
Dat laatste werd ook duidelijk tijdens de TinQtafel-workshop. De eerste dag krijgt vaak veel aandacht. Maar daarna moet de nieuwe medewerker al kunnen meedraaien. Daar wringt het. De bezetting is al krap, alles moet gebeuren, dus iemand gaat meteen aan de slag.
Tegelijk ligt er veel op het bord van de leidinggevende. Die legt het werk uit én bouwt het vertrouwen op. Spreid die rol. Een buddy helpt. Een ervaren teamlid komt even naast iemand te staan. HR of het hoofdkantoor zoekt bewust contact of komt langs.
Zo bouwen meer mensen mee aan het vertrouwen van een nieuwe collega. En de organisatie ziet beter hoe iemand zich ontwikkelt. De eerste weken zijn direct teamwerk.
Geen perfecte onboarding, wel een betere start
Tijd voor de deelnemers om zelf aan de slag te gaan. Ze tekenen hun eigen curve. Hoe verandert de motivatie van een nieuwe medewerker tussen dag 1 en dag 91? Ze bekeken de tijdlijn. Wat gebeurt er in welke week? En wie is verantwoordelijk? En ze haalden de tijd er juist weer uit: wat moet er geregeld zijn, ongeacht wanneer iemand begint?
Eén notitie springt eruit: '90 dagen onboarding is ouderwets'. En dat slaat de spijker op z'n kop. De beslissing valt al voor die tijd.
Onboarding kent geen magische einddatum. Een universeel draaiboek voor elke retailer bestaat evenmin. Wat helpt: veel eerder nadenken over de momenten die bepalen of iemand zich verbonden voelt, productief wordt en wil blijven.
Een te leuke eerste dag kan tegen je werken
Nog een interessante discussie: moet je van dag 1 een feestje maken? Ja. Alleen een geweldige eerste dag kan ook een verwachting creëren die je daarna niet waarmaakt. De ballonnen zijn weg. De goodiebag is uitgepakt. Collega's zijn weer druk met hun eigen werk. En dan is week één nog maar net begonnen. Daar zit een risico.
Persoonlijke verbinding blijkt minstens zo belangrijk als praktische zaken. Mensen onthouden wie ze op weg heeft geholpen. Een geregeld rooster of werkende laptop zijn belangrijk, maar maken niet dat iemand zich onderdeel voelt van het team. Tegelijkertijd moet dag 1 natuurlijk wél goed geregeld zijn. Want hoe meer praktische zaken je vooraf oplost, hoe meer ruimte er op dag 1 overblijft voor aandacht.
Daar ligt misschien wel de belangrijkste rol van de leidinggevende. Alleen is dat in de praktijk makkelijker gezegd dan gedaan. De agenda zit vol. De winkel moet draaien. Een bezettingsprobleem wint het al snel van een rustig onboardinggesprek.
Vijf dingen die we anders kunnen doen
Deze TinQtafel kunnen we terugbrengen tot de volgende vijf punten:
1. Stop met denken in 90 dagen.
Je hebt er dertig. Richt je programma in op de weken waarin je nieuwe medewerker een keuze maakt.
2. Maak het rolspecifiek.
Een verkoper heeft iets anders nodig dan een bezorger. Bied ze ieder hun eigen route.
3. Geef iemand een buddy.
Het gaat om contact. Microsoft zag in onderzoek onder ongeveer 600 nieuwe medewerkers dat mensen die hun buddy vaker spraken sneller productief werden.
4. Regel dag 1 praktisch goed.
Zo ontstaat er ruimte voor aandacht, verbinding en een goed gesprek.
5. Laat zien waar iemand naartoe kan.
Iedereen wil weten wat de volgende stap kan zijn, horizontaal of verticaal.
En toen kwam het kaartje
Iedere TinQtafel-deelnemer heeft op een kaartje één concrete stap kunnen opschrijven die hij of zij wil zetten. Over een maand kloppen we nog eens bij deze mensen aan. Want een goede TinQtafel stopt niet zodra iedereen naar huis gaat.
Wat nemen wij mee?
Het mooiste inzicht van de middag kwam van een deelnemer: ‘90 dagen onboarding is ouderwets’.
Blijf niet langer hangen bij de vraag wat iemand na drie maanden moet kunnen. Vraag wat iemand in week één moet ervaren om te denken: hier wil ik blijven.
Vanaf dag 31 praat je tegen iemand die allang een besluit genomen heeft.
Zin om door te praten?
Zit je met een onboardingvraag waar je zelf nog geen antwoord op hebt? Stuur hem ons in één regel. We reageren binnen een week.
En de volgende TinQtafel staat alweer op de rol, met een nieuw onderwerp. Laat weten of je erbij wilt zijn, dan houden we een stoel voor je vrij.
